Protégez Chaque Échange RH De la Paie au Contrat
Les professionnels en ressources humaines manipulent quotidiennement des renseignements personnels extrêmement sensibles. Secure Exchanges protège chaque échange : paies, contrats, dossiers médicaux et plus. Chiffrement à connaissance zéro et conformité à la Loi 25.
Les Données RH Exigent Une Protection Absolue
Les professionnels en ressources humaines manipulent quotidiennement des renseignements personnels extrêmement sensibles : contrats de travail, évaluations de performance, dossiers médicaux, bulletins de paie et informations fiscales. La Loi 25 sur la protection des renseignements personnels impose des obligations strictes aux employeurs québécois.
Secure Exchanges offre une solution complète pour protéger chaque échange tout en simplifiant les processus RH. De la distribution sécurisée des documents de paie à la réception confidentielle des informations d’employés, notre architecture à connaissance zéro garantit que seuls les destinataires prévus peuvent accéder aux données sensibles.
Transfert Sécurisé
Envoyez les fiches de paie, contrats et documents RH avec livraison chiffrée de bout en bout et confirmation de réception.
Transfert SécuriséCollecte Sécurisée
Demandez et collectez de manière sécurisée les documents des employés et candidats via un lien sécurisé simple.
Collecte SécuriséeArchivage & Audit
Archivage centralisé avec piste d’audit complète, traçabilité et enregistrement de conformité.
Archivage & AuditSignature Numérique
Signez les contrats, offres et politiques avec des signatures numériques certifiées PKI et non-répudiation.
Signature NumériqueCas d’Usage pour Tous les Besoins RH
Explorez comment Secure Exchanges résout les défis RH courants dans les quatre piliers.
Distribution Massive des Paies
Envoyez de manière sécurisée les talons de paie et relevés T4/R1 en masse. Chaque courriel est chiffré individuellement avec une clé unique par destinataire, garantissant que seul l’employé concerné peut accéder à ses documents.
Communications d’Emploi
Transmettez les lettres d’embauche, mises en demeure, avis disciplinaires et cessation d’emploi avec chiffrement de bout en bout et accusés de réception pour preuve de livraison.
Documents Médicaux & Assurance
Partagez les dossiers médicaux, rapports d’invalidité et formulaires d’assurance collective entre le département RH et les professionnels de la santé avec protection complète de la confidentialité.
Documents d’Intégration
Distribuez les packages d’intégration aux nouveaux employés avant leur première journée, incluant les politiques, formulaires fiscaux et guides de l’employé, via un canal chiffré sécurisé.
Transfert de Fichiers Volumineux
Transférez jusqu’à 25 Go de fichiers. Dossiers d’employés complets lors de fusions, acquisitions ou transferts inter-établissements sans limites de taille d’email.
Collecte de Documents d’Emploi
Collectez de manière sécurisée les documents des nouveaux employés et candidats à l’emploi. Même s’ils n’utilisent pas Secure Exchanges, c’est idéal pour les formulaires d’embauche, documents d’identité, credentials éducationnels et autorisations de vérification d’antécédents.
Collecte de Documents Financiers & Fiscaux
Collectez de manière sécurisée les documents financiers et fiscaux (spécimen de chèque, formulaires TD1) des nouveaux employés via un simple lien sécurisé envoyé par courriel.
Documentation Médicale
Collectez les certificats médicaux, rapports de spécialistes et documentation d’invalidité dans le contexte de gestion de l’absentéisme ou des invalidités avec contrôles d’accès sécurisés.
Plaintes & Dénonciation Confidentielle
Collectez de manière confidentielle les plaintes de harcèlement et les rapports de dénonciation. Le processus de collecte garantit l’anonymat et la sécurité des documents.
Archivage Automatisé de Conformité
Archivez et classifiez automatiquement toutes les communications RH sensibles dans le centre de contrôle SESAR avec traçabilité complète (envoi, réception, ouverture, téléchargements).
Preuve de Conformité à la Loi 25
Conservez les preuves de conformité complètes pour la Loi 25 : chaque échange est enregistré, horodaté et attribué à l’expéditeur pour préparation aux audits et résolution de plaintes.
Intégration de Système SIRH
Intégrez SESAR avec les systèmes SIRH (SAP SuccessFactors, Workday) via Webhooks pour classification automatique dans les dossiers numériques des employés.
Synchronisation Azure AD
Synchronisez avec Azure AD pour la gestion centralisée des utilisateurs et des permissions d’accès aux dossiers archivés.
Signatures de Contrats & Offres
Signez les contrats de travail, lettres d’offre et ententes de confidentialité avec des signatures numériques certifiées PKI Adobe AATL. Le document ne réside jamais sur les serveurs de Secure Exchanges.
Inscription aux Avantages & Assurance
Signature à distance des formulaires d’adhésion aux régimes d’avantages sociaux et d’assurance collective avec multiples signataires séquentiels et pistes d’audit.
Documents Disciplinaires & Reconnaissance de Politiques
Signez les documents disciplinaires et reconnaissances de politiques (code d’éthique, politique de télétravail, politique anti-harcèlement) avec des signatures légalement contraignantes.
Non-Répudiation & Intégrité
Empreinte SHA-512 à chaque étape de la session de signature fournissant une preuve d’intégrité incontestable acceptable au tribunal. Secure Exchanges n’a jamais accès au contenu du document.
Révocation Instantanée d’Envoi
Révoquez instantanément un document envoyé par erreur. L’erreur humaine ne se transforme pas en incident de confidentialité.
Vos échanges RH restent traçables, même après 30 jours
Les fichiers envoyés via Secure Exchanges sont détruits automatiquement après la période de rétention choisie. Mais la voûte SESAR conserve indéfiniment la preuve de chaque échange : qui a envoyé quoi, à qui, quand le document a été ouvert, combien de fois il a été téléchargé. Ces preuves alimentent automatiquement vos systèmes internes, que ce soit le SIRH, la gestion documentaire ou les workflows d'approbation, sans intervention manuelle.
Julie, directrice RH chez un manufacturier de 400 employés, distribue les T4 en février. Neuf mois plus tard, un ex-employé dépose une plainte pour congédiement injustifié et affirme ne jamais avoir reçu son relevé fiscal. En deux clics dans la voûte SESAR, Julie retrouve la preuve que le T4 a été ouvert le 26 février à 8h14 depuis l'adresse courriel de l'employé. Son SIRH avait déjà reçu cette confirmation automatiquement le jour même. Dossier classé.
Construit pour la Conformité. Conçu pour la Confiance.
Secure Exchanges est conçu pour répondre aux exigences RH et de confidentialité les plus strictes, avec transparence et responsabilité complètes.
Conformité à la Loi 25 par Défaut
Chaque échange répond aux exigences de la Loi 25 du Québec avec suivi obligatoire du consentement, capacité de notification de violation et soutien du droit d’accès.
Architecture à Connaissance Zéro
Secure Exchanges ne lit jamais, ne stocke jamais et n’a jamais accès au contenu des documents. Seules les données chiffrées circulent dans notre infrastructure.
Destruction Automatique Post-Consultation
Les documents sont automatiquement détruits après la période de rétention spécifiée, réduisant votre responsabilité en matière de données et le fardeau de stockage.
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